一、什么是Quotation？
Quotation，中文通常譯作“報價單”，是外貿業務中賣方向買方提供商品價格和交易條件的正式文件。它不等同于發票，但包含了商品價格、數量、付款方式、交貨時間等要素，用于供客戶評估和確認是否下單。
一句話解釋：
報價單是賣家給買家的“價格+條件”說明書，是開啟交易的第一步。
二、Quotation的主要作用
明確價格與條款：向買家說明每種產品的單價、總價、付款方式、交貨條款等
構成初步交易意向：買方接受報價后可作為后續簽訂合同或下單的基礎
控制價格波動與風險：限定報價有效期，避免原材料價格變化帶來的不確定性
規范商務溝通：統一格式與條款，有助于避免理解偏差和糾紛
三、Quotation的常見格式與內容
一份標準報價單通常包括以下信息：
- 抬頭公司：名稱、LOGO、地址、聯系方式等
- 編號與日期：Quotation No.2025001/Date:20250605
- 買家信息：Buyer Name、Company、Address
- 產品描述：Product Name、Model、Specification
- 數量與單價：Quantity:500 units/Unit Price:USD\$5.50
- 總價：Total Amount:USD\$2,750.00
- 付款方式：Payment Terms:T/T30% deposit,70% before shipment
- 交貨條款：Incoterms: FOB Shanghai/DDP NewYork
- 交貨時間：Lead Time:25 days afterdeposit
- 報價有效期：Validity:15 days from the date of quotation
- 備注：包裝方式、是否含稅、特殊要求等
?Tips：一些企業會將報價單稱為“CommercialOffer”或“SalesQuotation”，本質含義相同。
四、Quotation與其他單據的區別
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單據名稱 |
主要作用 |
與報價單的區別 |
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Proforma Invoice |
形式發票，報價升級版，類似合同 |
PI 是更正式的承諾，可用于申請信用證等 |
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Commercial Invoice |
正式商業發票，用于出口報關 |
Invoice 出現在訂單執行后，用于結算付款 |
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Sales Contract |
雙方確認后的合同文本 |
報價單是前期意向，不具法律約束力 |
五、報價策略常見術語解析
FOB/CIF/DDP：指定不同貿易條款，影響價格是否包含運費、關稅等
MOQ（最小起訂量）：最低購買數量，報價中應注明適用的MOQ
LeadTime：表明交貨所需的時間
Validity：限定報價的有效期，常為7\~30天，防止成本變動風險
BulkPrice/SamplePrice：批量價與樣品價區分，有助于促成試單再轉正式訂單
六、報價單常見誤區與注意事項
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問題類型 |
說明或建議 |
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報價不含關鍵費用 |
如未明確運費/報關費/包裝費，可能導致客戶誤解 |
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報價有效期過長 |
長期有效易受原料、匯率波動影響，建議設置合理時限 |
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條款模糊不清 |
如付款方式“靈活協商”，應明確具體方式與時間點 |
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缺乏專業格式 |
隨意表格或郵件報價缺乏正式感，建議使用標準模板或PDF文件 |
七、報價單實例模板
