©?深响原创 · 作者｜李壹柒

当新冠疫情走到第三年，我们仍然需要习惯突如其来的隔离和停摆。

今年以来持续不断的疫情，让许多线下活动面临中断；甚至一些公司员工连正常上下班也会受限。面对面交流变得稀缺，基于线上的远程沟通和办公成为所有上班族的日常。

虽然日常工作的线上化不是什么新鲜事，但当线下的大型活动、尤其是已经成功售罄的大型活动被迫“上网”时，主办团队遭遇的挑战绝对是前所未有的。

2021年底，在距离2022“时间的朋友”跨年演讲开始不到90个小时的时候，「得到」接到了通知——因为疫情，跨年演讲需空场举行、全员退票。这就意味着，原先售出的12000张门票要联系观众退款、演讲现场要重新布置、演讲稿需要重新修订、而讲者罗振宇原先在台上的演讲流程也全部被打乱......几乎所有工作都将面临调整、甚至重来。

相信即使是见惯了各种大场面的商业老炮，在彼时也是千头万绪。任务重、变化多、没时间感慨了！「得到」在两个月前用一个文档邀请全网上万名网友为跨年演讲建言献策，文档最后收到了共计十几万字的问答。

考验当前，「得到」又快速调动全员、重新分工，最终在90小时内完成了看上去不可能完成的任务，甚至把成都的熊猫玩偶买空、用尽了成都当日所有的顺丰箱子——最后，跨年演讲直播全网观看量超6000万，远高于现场售票人数。

图源：得到微信公众号

只有三天，如何化解危机

2015年12月31日，罗振宇第一次用演讲的方式，和大家一起“知识跨年”。在之后的每一年里，罗振宇都用这样的方式和观众一起度过年终的最后一天。2016年“时间的朋友”跨年演讲直播时，深圳卫视曾以1.69%的收视率位居全国同时段第一，当时购买线下门票的人数是5769人。

跨年夜对于得到团队、得到的忠实粉丝来说其实是有象征意义的。它就像是一群朋友的保留节目，雷打不动的固定聚会。现在要把这样一件颇具仪式感的事情放到“没有仪式感”的线上，得到团队头疼的不光是退票问题。

票要退、内容要调整、线上直播的方案得重新梳理……千头万绪之下，团队首先要做到的就是确保分工有序，每个人要对自己所要做的工作心里有数。得到《罗辑思维》节目制片人冯启娜，在飞书x得到《意料之外》直播中介绍，“因为工种太多，所有人要在第一时间信息同步，你干什么，他干什么？”

得到选择继续用飞书来解决问题。就像两个月前他们用飞书文档征求各界的选题思路一样，在剩下的不到90个小时里，所有任务都被“安排”在名为“跨年演讲空场筹备”的飞书文档中，实时同步给了每个人，大家立即开始行动：

“空场”一确定下来，闭关组就围坐桌前开始着手修改“退票公告”——飞书文档的页面投在大屏幕上，大家一字一句斟酌。

同时，客服团队迅速把客户的订单和手机信息导出，并快速在飞书建立文档，利用文档梳理整个SOP（标准作业程序），以及整个客户名单，从而高效完成与客户的电话沟通。

原本会放置在座位上、为观众准备的伴手礼，因为空场原因，需要在演讲结束之后寄给散落在全国各地的观众。现场组利用飞书高效统筹，在一天半里、调动了整个成都市的四千多个顺丰箱子，顺利地将所有快递寄出。

深夜，团队围坐桌前你一言我一语表达对演讲文稿的修改意见，这些修改内容即时同步在飞书文档中，然后立即同步给所有人。最终稿件在24小时内多出了10000字，以适应线上直播更快的节奏。

得到团队闭关会议 

图源：飞书&得到《意料之外》纪录片

得到事先预案充分、加上基于飞书的高效交流，这让事情看起来井井有条。但是，在这九十个小时内，每一个人的神经其实都处于高度紧绷的状态，特别是当越来越临近演讲的时候——

只有把握好演讲的四个小时，跨年演讲才算顺利完成，把握不好则满盘皆输。演讲顺利完成的关键是，把演讲稿中的内容精准地安排在4个小时内，让演讲在2022年1月1日的00:00准时结束，完成“跨年”。

在飞书上，得到的现场工作人员张英海做了一个表格，详细记录演讲的各种信息，如用户反馈、每段演讲的用时、如果超时下一段该“抢”多少时间等。因为表格能够实时同步，所有工作人员都能通过飞书表格了解实时状态，以便对工作做出调整。

演讲流程中，罗振宇在每两段内容中间有150秒的下台休息，此时他会与团队根据超时情况，调整接下来的内容。但令所有人紧张的是，罗振宇前两段内容已经开始超时，到他最后一次登台前已经超时13分钟。这一情况立即被同步给所有人，大家商定扔掉一个故事，控台开始准备PPT抽换、导演导播准备了切特写镜头的指令，一切都在为突发情况待命。

最终的结果令人欣慰，内容既没有删减、演讲也刚好卡点。

得到团队用飞书文档筹备“空场”安排  

图源：飞书&得到《意料之外》纪录片

跨年演讲背后的关键角色

巧用飞书解决问题并非得到的突发奇想。贯穿此次跨年演讲筹备，飞书一直扮演着关键角色。

演讲筹备之初，得到为了征集素材发起一场云端策划，即“万人共创”的文档。这无疑是一场创新，但难点就在于如何有序地组织好上万名网友，毕竟，以前跨年演讲素材的准备主要是通过线下调研，得到团队不过接触几百人，而这次得到要面对的人数规模增长百倍。

上万人共同编辑一个文档，总会有意外发生，2022“时间的朋友”跨年演讲的共创文档负责人杨敏就遇到不少。

其中，最令他感到头疼的事，是一名用户误点了飞书文档的翻译功能，把万人共创文档的中文内容翻译成纯英文版本。不过，因为飞书文档可以保留全部修改痕迹，因此丢失的内容可以顺利找回；同时，飞书保障团队也完善了文档功能，把共创文档中每个参与者的编辑权限缩小到两百字，这样既可以让每个人顺畅表达，也可以避免不可测的事情发生。

就这样，飞书文档承载了“万人共创”这个艰巨任务，多人协作、实时同步、有序交流的特性让这场素材征集顺利完成。

跨年演讲前两周，随着筹备团队从北京飞往成都闭关，稿件打磨成为重中之重。跟往年不同，这次的演讲稿基于飞书文档完成，先让内容结构成型，再填充每个段落，梳理逻辑。会议室中不同的电脑呈现着同一个文档，文档中不断有评论弹出、又被解决，演讲内容无时不刻在变化。

这和一年前的场景大不相同。得到此前的演讲稿讨论和修改都采用最常见、最原始的方法——用Word文档，修改一版又一版，最终定稿前，电脑文件夹中的文档可能有几十上百个。而飞书文档则是更轻便高效的方式，这让得到团队能够将全部注意力放在讨论和推敲内容本身。

得到团队用飞书文档打磨演讲稿 

图源：飞书&得到《意料之外》纪录片

除了打磨稿件，跨年演讲还涉及各种事务，大到整体流程规划、小到纪念品采买，都需要团队商议决定。为了加速决策，得到基于飞书特性，以“飞阅会”模式来解决开会低效的问题。

“根据飞阅会的流程，我们每次开会会先设一个倒计时30分钟，所有人先不说话，只阅读文档并在评论中提出想法。30分钟结束后大家再有针对性地讨论，一条一条去解决评论中的意见。这样就比‘你一嘴我一嘴’地讨论高效许多，不会让会议内容跑偏。”冯启娜分享团队用飞阅会开会的过程。

得到团队成员对飞书的认可，印证了飞书之于其组织高效运作的价值。

作为得到听书负责人，李南南将之称为团队的“信号同步官”，让所有人及时跟进工作进展，注意力聚焦于一处；此次跨年演讲的总指挥吴博则深刻感受到团队使用飞书前后的反差：“过去一个项目的组织方式是不断组织会议等自上而下的宣讲；有了飞书后，所有回顾和反馈变得非常快。”

组织进化是答案

近一年来，得到已经将飞书功能内化到公司日常运转中的每一个细节当中。作为飞书的深度用户，得到甚至基于飞书发明出一些“新玩法”。

最典型的玩法之一是“上级向下级写周报”，每个周五，得到的领导们都要给下属汇报一周的工作，CEO则要把自己的周报文档与全公司共享。周报原本常用于下级向上级汇报工作，得到却将它改造成了一个让上级思考，并主动与下属沟通、提高工作效率的工具。

作为公司的“上级”，冯启娜认为基于飞书文档的周报，不再是一种硬性管理手段，而是同事之间的交流，“这种周报让你看到同事的反馈和成长，所有人和人之间的反馈才是支撑周报持续的关键。”

冯启娜还提到，周报如果内容有价值，还有可能会变成公司的“知识锦囊”。“知识锦囊”是得到基于飞书发明的又一个新玩法：所有员工都可以在一个名为“我就随便问问”的飞书文档中提问，并@一个公司负责人提出自己的问题，负责人需在24小时内进行回复。员工可以继续追问，其他人也可以询问和讨论。

持续的问答交流会沉淀出一些“高赞回答”。得到负责知识管理的团队会将这些“高赞回答”以及周报中的精华内容，整理为结构化的知识产品。利用“飞书知识库”，新入职的员工也能快速了解和学习公司经验精华。

冯启娜介绍，在筹备此次跨年演讲期间，团队所面临的一些技术难题就是从知识库中搜索，才了解操作方法的。例如，得到跨年演讲长度是四个小时，且要在零点准时结束，因此只有确保演讲准时开始，才能完成这一目标。导演组就要通过搜索知识库中的已有经验，围绕“准时开始”进行一系列准备。

此外，飞书日历则让所有人的日程都一目了然，当有人想要沟通工作，通过查看对方的飞书日历就能掌握其时间空档。

“用一句话形容感受就是‘被安排的明明白白’，我可以懒到不用思考任何工具，专注工作。”李南南表示。

除了飞书文档、知识库、飞书日历，飞书的即时沟通、云盘、工作台、OKR等协同办公功能，以及延伸出的人力组织管理功能，也都化作得到日常工作中的一部分，在无形中帮助得到提高工作效率。用得到CEO脱不花的话讲：她已经“长在飞书上”了。

而站在更高的角度，飞书之所以能帮助团队提高工作效率，核心在于改变了组织的运转中心——从以“人”为中心，到以“事”为中心。“事”被摆在了中心位置，人与人的层级就被淡化了。“在得到，下属甚至会给上级派活，尤其是在跨年演讲的筹备过程中，罗老师会经常接到来自四面八方的要求，给他下的要求。”

得到团队用飞书文档整理调研素材  

图源：飞书&得到《意料之外》纪录片

2021年，得到的员工数量翻倍，但却没有掉入“大公司的低效陷阱”。相反，因为在2021年开始使用飞书，得到的工作效率反而变得更高。

从核心的课程制作流程来看，得到原本的教研流程需要严格的层层把关，仅一节课就需要300次校对、涉及三个部分、word文稿在四个工具上流转生成无数个版本.......但在使用飞书之后，一篇文档可以自由流转于各个部门，随时触达对应人员。

同时，课程内容需要教研人员与讲师高频访谈进行打磨，每节课需要长达14400小时的7200次沟通。如果教研需要反复回听这么长时间的访谈录音，无疑是非常低效的方式；而飞书上的“飞书妙记”则直接可以把音频转文字，并实现搜索关键词、定位关键内容、甚至中英文翻译。教研人员的回听时间因此缩短了一倍。

图源：unsplash

得到的2022跨年演讲因疫情被迫取消，团队通过飞书在90个小时内快速协同、高效应对，将接踵而来的突发事件高效快速地化解，最终让这场演讲完美收官。

它的成功经验可以为更多组织提供借鉴。毕竟，全球疫情形势仍不确定，所有组织和成员都需要更好地适应当下状态，从而让组织在逆风中也能稳步前行。